Cette fiche sert à préparer le prochain passage avant qu’il ait lieu : confirmer le créneau, s’accorder sur les tâches acceptées et savoir à qui demander une précision. Elle ne remplace pas le compte rendu à rédiger après la visite; pour cela, utilisez le modèle de transmission après un passage.
Préparer la fiche avec le parent
Avant de remplir un support partagé, expliquez à votre parent ce que vous proposez de noter, qui pourra le consulter et comment les informations seront mises à jour. Demandez son accord et respectez ses préférences sur les destinataires. La fiche publique sur le cahier de liaison recommande des transmissions factuelles, datées et partagées avec l’accord de la personne.
La fiche de relais à compléter
| Rubrique | Informations à noter |
|---|---|
| Date et créneau du relais | Jour, heure prévue et personne qui passe |
| Tâches prévues | Actions pratiques convenues avec le parent |
| Dernière transmission à consulter | Où la retrouver, date de mise à jour |
| À confirmer | Information attendue, personne chargée de vérifier |
| Contacts utiles | Coordonnées que le parent souhaite partager pour l’organisation |
| Prochain relais | Qui passe ou appelle ensuite, et quand |
| Changement ou absence | Personne à prévenir et confirmation attendue |
Restez concret. « Vérifier que la liste de courses est prête » est plus clair que « voir les courses ». N’ajoutez pas de rubrique sensible par habitude. Si un détail n’aide pas au relais, il n’a probablement pas besoin d’être inscrit dans la fiche. Ne publiez jamais de codes d’accès, mots de passe ou données sensibles dans ce modèle. Pour des consignes liées à une intervention professionnelle, reportez-vous aux indications du service et ne les remplacez pas par des notes familiales improvisées.
Checklist avant de partir
- Le créneau et le lieu sont-ils confirmés avec le parent ?
- Le proche a-t-il accepté les tâches qu’on lui propose ?
- Sait-il où trouver les informations pratiques utiles ?
- La personne concernée sait-elle qui vient et comment prévenir en cas de changement ?
- Le prochain point ou relais est-il convenu ?
Si un point reste incertain, désignez la personne qui le vérifiera et quand. La fiche ne doit pas laisser croire qu’un relais est assuré tant que le proche entrant n’a pas confirmé.
Un exemple fictif
Relais prévu : dimanche 18 octobre, 14 h
Proche qui passe : Amine
Tâche convenue : apporter les produits inscrits sur la liste préparée par le parent
Déjà fait : liste mise à jour vendredi par Leïla
En cas de décalage : Amine prévient le parent
Prochain relais : appel de Leïla lundi soir, si le parent le souhaite
Cet exemple est fictif. La responsabilité est explicite : Amine passe; Leïla appelle lundi; en cas de retard, Amine prévient le parent. Le relais ne repose pas sur une supposition qu’un autre membre de la famille lira un message.
Fiche vierge à copier avant la prochaine visite
Créneau confirmé : …
Proche entrant et acceptation : …
Tâches convenues avec le parent : …
Informations pratiques et emplacement : …
Qui prévenir si le créneau change : …
Prochain point convenu : …
Définir qui informe et qui confirme
Pour chaque changement de planning, précisez la personne qui doit prévenir le parent et celle qui confirme que le relais est bien pris en compte. Si le remplaçant n’a pas répondu, la tâche reste à confirmer. Cette distinction évite de considérer une demande envoyée comme une tâche acceptée.
Si des professionnels interviennent au domicile, ne présumez pas que la fiche familiale est leur canal de communication. Demandez au parent et au service ce qui peut être transmis, à qui et par quel moyen. La page Tribulys Professionnels présente le contexte de ses outils à destination des professionnels; consultez les fonctions présentées pour choisir un support adapté à votre organisation.
Conserver une seule version à jour
La fiche peut être imprimée ou conservée dans un outil partagé. Choisissez un emplacement connu des proches concernés et indiquez la date de dernière mise à jour. Si un changement est convenu par téléphone, mettez ensuite la fiche à jour et signalez-le aux personnes qui s’appuient sur elle.
Pour compléter la préparation, consultez la ressource sur le carnet de liaison numérique et le guide dédié à l’annulation d’un passage. Découvrez les offres Tribulys si vous cherchez un support partagé pour les dates et les tâches.
FAQ
À quelle fréquence mettre à jour la fiche ?
Mettez-la à jour quand une tâche, une date ou un responsable change. Une date de mise à jour visible aide à repérer une version ancienne.
La fiche doit-elle rester au domicile ?
Choisissez avec votre parent le support qui lui convient : papier au domicile, note partagée ou outil numérique. Le support doit être accessible aux personnes autorisées et facile à corriger.
Que noter si un relais n’est pas confirmé ?
Indiquez « à confirmer », la personne chargée de relancer et une échéance de réponse. Ne présentez pas la tâche comme couverte avant qu’un proche ait accepté.
Méthode de rédaction : modèles proposés par l’équipe Tribulys avec assistance rédactionnelle IA ; exemples fictifs à adapter.
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