Après une visite, le prochain proche a surtout besoin d’une note exploitable : ce qui a été fait, l’action éventuelle qui suit et la personne qui l’a acceptée. Ce modèle porte sur l’après-visite. Pour préparer à l’avance les tâches d’un proche qui arrive, utilisez plutôt la fiche préparer un relais avant la prochaine visite.
Un format court pour transmettre l’essentiel
Vous pouvez copier cette trame dans un carnet, une note partagée ou un outil de coordination :
Trame vierge à copier
Date et heure : …
Auteur : …
Faits utiles, en termes concrets : …
Action à suivre (ou aucune) : …
Responsable ayant accepté : …
Prochain relais et date : …
| Champ | À renseigner |
|---|---|
| Date et heure | Quand la visite ou le passage a eu lieu |
| Auteur | Nom de la personne qui écrit |
| Faits utiles | Ce qui a été fait ou constaté, en termes simples |
| Action à suivre | La prochaine étape pratique, si elle existe |
| Responsable | Personne qui confirme prendre la tâche |
| Prochain relais | Qui sera informé ou passera ensuite, et quand |
Gardez une séparation nette entre fait et interprétation. « La liste de courses a été mise à jour » est factuel. « Tout va bien » est une conclusion générale qui peut être imprécise. Si une information manque, écrivez « à confirmer » et indiquez qui la vérifiera.
| Formulation vague | Note plus exploitable |
|---|---|
| « Tout va bien » | « La liste de courses a été mise à jour après la visite, le 14 mai. » |
| « Il faudrait appeler » | « Appel à passer vendredi; Marc a confirmé qu’il s’en charge. » |
| « L’horaire est mardi » | « Le calendrier indique mardi; l’heure reste à confirmer par Marc. » |
Ne transformez pas la reformulation en interprétation : gardez uniquement ce qui a été observé, réalisé ou convenu. Si aucun proche n’a accepté la suite, notez « responsable à confirmer » plutôt que d’attribuer la tâche implicitement.
Exemple fictif à adapter
Date : 14 mai 2026, 17 h 30
Auteur : Sophie, fille
Faits : Sophie a apporté les courses demandées par son père. Le calendrier papier indique un rendez-vous mardi prochain, mais l’horaire n’est pas noté.
Action à suivre : vérifier l’horaire à partir du document reçu par la famille.
Responsable : Marc, qui a confirmé qu’il ferait la vérification vendredi.
Prochain relais : Marc appelle son père samedi pour confirmer l’heure et complète le calendrier familial si l’information est vérifiée.
Cet exemple est entièrement fictif. Il montre comment attribuer une seule prochaine action et éviter que deux proches pensent que l’autre s’en occupe. Il ne contient aucun détail clinique ni ne remplace un échange avec un professionnel lorsqu’une question professionnelle se pose. Si Marc n’avait pas accepté, la note dirait « responsable à confirmer » et préciserait qui doit lui demander.
Rédiger une note claire et respectueuse
Une transmission utile est lisible par la personne concernée et par les destinataires prévus. Préférez une phrase courte par action, évitez les jugements et ne copiez pas des informations privées qui ne sont pas nécessaires au relais. Avant de partager, vérifiez que votre parent est d’accord avec l’usage du support et que les personnes qui y ont accès sont bien celles qui en ont besoin.
La fiche publique sur le cahier de liaison recommande des transmissions factuelles, datées et partagées avec l’accord de la personne.
À qui transmettre la note ?
Définissez la liste des destinataires avec votre parent. Une tâche de courses ne nécessite pas forcément que tous les proches reçoivent chaque détail de la visite. Si un intervenant à domicile est concerné, vérifiez avec la structure et la personne aidée quels canaux et quelles informations sont appropriés. Tribulys présente ses informations dédiées aux intervenants sur la page Professionnels.
Choisir un support que chacun peut retrouver
Le modèle peut être imprimé et laissé au domicile, conservé dans un carnet ou saisi dans un outil partagé. L’important est que les proches sachent où chercher et comment signaler qu’une tâche est terminée. Évitez de disperser les mises à jour entre plusieurs groupes de discussion, agendas et documents non synchronisés par les membres de la famille.
Si une action change après la visite, ajoutez une mise à jour datée au lieu d’effacer l’information précédente sans explication. Par exemple : « Marc a confirmé l’horaire le 15 mai; calendrier mis à jour par Sophie ». Si l’action n’est plus nécessaire, écrivez qu’elle est close et par qui la décision a été confirmée. Le proche qui consulte la note doit pouvoir distinguer une information ancienne d’une information toujours en vigueur. Pour les changements de passage, le guide sur l’annulation et le planning familial détaille les étapes spécifiques.
Pour noter les transmissions, consultez le carnet de liaison numérique et les offres Tribulys.
FAQ
La transmission doit-elle être détaillée ?
Non. Notez ce qui aide le prochain relais à agir : date, auteur, fait utile, action et responsable. Une note brève est souvent plus facile à tenir à jour.
Peut-on noter une information non vérifiée ?
Si elle est utile à l’organisation, marquez-la « à confirmer » et attribuez la vérification à une personne. Ne la présentez pas comme un fait établi.
Faut-il partager chaque note avec toute la famille ?
Pas nécessairement. Convenez avec votre parent de qui a besoin de quelle information et limitez les destinataires au nécessaire.
Méthode de rédaction : modèles proposés par l’équipe Tribulys avec assistance rédactionnelle IA ; exemples fictifs à adapter.
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